[직장업무 노하우] 이메일 : 간결하게! 핵심은 첫 문장에

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[직장업무 노하우] 이메일 : 간결하게! 핵심은 첫 문장에

업무에서 이메일을 주고받을 일이 정말 많죠?
하지만 너무 길거나 핵심이 보이지 않는 이메일은 읽는 사람도 보내는 사람도 힘들어요.

예를 들어 이런 경험 한 번쯤 있지 않나요?

• 이메일을 다 읽고도 "그래서 무슨 말이지?" 하고 다시 읽기 
• 너무 긴 이메일에 답장할 엄두가 안 나서 그냥 넘기기 
• 핵심이 마지막에 나와서 제대로 이해하지 못한 채 실수하기 

이런 상황을 방지하려면 이메일을 간결하게 쓰는 법을 익혀야 해요!
특히 핵심을 첫 문장에 배치하는 것만으로도 이메일 가독성이 확 달라져요.
어떻게 하면 효율적으로 이메일을 쓸 수 있는지 함께 알아볼까요? 😊

 

1. 이메일을 읽는 사람의 입장에서 생각하기

 

이메일을 보낼 때 가장 중요한 건 받는 사람 입장에서 생각하는 것!
내가 보낸 이메일을 "읽는 사람이 단 몇 초 만에 이해할 수 있을까?" 스스로 점검해 보세요.

이메일을 확인하는 사람들은 대부분 바빠요.

• 하루에도 수십, 수백 통의 이메일을 확인해야 하고
  모든 이메일을 꼼꼼히 읽을 시간이 없어요.

그래서 첫 문장에서 핵심을 바로 전달하는 것이 중요해요!

 

2. 첫 문장에 핵심 내용 담기

 

이메일을 열었을 때 첫 문장만 읽어도 내용을 파악할 수 있도록 작성해보세요.

• "이메일을 보내는 이유"
• "요청 사항 or 중요한 정보"
• "필요한 액션"

이 세 가지 요소 중 하나를 포함하면 좋아요!

 

비효율적인 이메일 예시

안녕하세요, 김 대리님.  
지난주 요청하셨던 보고서 관련해서 몇 가지 확인해야 할 사항이 있어서 이메일을 보내드립니다.  
우선, 자료의 범위를 확정해야 할 것 같고, 다음 회의 전에 초안을 공유드리는 것이 좋을지 고민됩니다.  
일정 조율도 필요할 것 같습니다. 의견 부탁드립니다.  

이렇게 쓰면 핵심이 뒤에 있어서 한 번에 이해하기 어려워요. 😢

 

효율적인 이메일 예시

[보고서 초안 일정 확인 요청]  
안녕하세요 김 대리님.  

지난주 요청하신 보고서 초안 관련하여  
자료 범위를 확정해야 할 것 같고  
다음 회의 전에 초안을 공유하는 것이 적절한지 의견 부탁드립니다. 

확인 후 답변 주시면 감사하겠습니다!

 

이렇게 첫 문장에서 핵심을 바로 전달하면 가독성이 확 올라가요! 🚀

 

3. 제목부터 핵심을 담기

 

이메일 제목도 중요해요.
제목만 보고도 내용을 유추할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성하는 것이 좋아요.

 

비효율적인 제목 예시

• "안녕하세요, 문의드립니다."
• "보고서 관련 내용 공유"
• "회의 일정 관련"

효율적인 제목 예시

• [문의] 제품 배송 일정 변경 가능 여부
• [검토 요청] 마케팅 보고서 초안 (2/15 제출 예정)
• [회의 일정 확정] 2월 20일(화) 오후 2시 가능 여부

이렇게 제목부터 핵심을 전달하면 이메일을 받는 사람이 "아~ 이 내용이구나!" 하고 빠르게 이해할 수 있어요.

 

4. 이메일을 간결하게 정리하는 법

 

• 1줄 요약 문장 활용하기
  → "이메일을 보내는 이유는 A에 대한 확인 요청 때문입니다."
• 목록(List) 활용하기
  → 긴 문장을 줄이고 항목별로 정리하면 가독성이 좋아져요.
• 불필요한 문장 줄이기
  → "혹시 가능하시다면 검토 부탁드려도 괜찮을까요?" (X)
  → "검토 부탁드립니다! " (O)